Von Excel zu Eventyflow: Warum Locations wechseln

Jede Event-Location startet irgendwann mit Excel. Eine Tabelle mit Spalten: Kundenname, Event-Typ, Datum, Personenzahl, Status. Das funktioniert. Am Anfang.

Wann Excel zum Problem wird

Excel wird zum Problem wenn:

• Du mehr als 20 Anfragen pro Monat hast — Scrollen, Suchen, Filtern wird mühsam
• Mehrere Personen im Team arbeiten — Wer hat die Zeile zuletzt geändert? Konflikte, Versionen, Chaos
• Du den Überblick verlierst — Welche Anfragen sind offen? Was muss heute passieren?
• Du alles manuell machst — Jede Bestätigung, jedes Follow-up, jede Statusänderung

Was Excel nicht kann

Funktion	Excel	Eventyflow
Visueller Pipeline-Status	Nein (Spalte mit Text)	Ja (Kanban-Board)
Automatische Bestätigungsmails	Nein	Ja
Anfrage-Einstieg → Pipeline automatisch	Nein (Copy-Paste)	Ja
Detailabfragen an Kunden senden	Nein	Ja
Erinnerungen bei offenen Anfragen	Nein	Ja
Mehrsprachige Anfrage-Einstiege	Nein	Ja
Zusammenarbeit in Echtzeit	Bedingt (Google Sheets)	Ja
Mobile Nutzung	Schlecht	Responsive

Der Wechsel: So läuft es ab

Tag 1: Setup (ca. 2 Stunden)

1. Account erstellen und erste Einstellungen vornehmen
2. Anfrage-Einstieg erstellen — Event-Typ, Datum, Personen, Räume und Budget strukturiert abfragen
3. Anfrage-Pipeline einrichten — Neu, Qualifiziert, Nachfassen, Entscheidung offen, Gebucht
4. Auf der Website einbetten — der Anfrage-Einstieg ersetzt dein altes Kontaktformular

Tag 2: Automationen (ca. 1 Stunde)

1. Bestätigungsmail-Workflow einrichten
2. Follow-up nach 48h aktivieren
3. Team-Benachrichtigungen einstellen

Optional: Bestehende Daten

Du kannst bestehende Anfragen aus Excel importieren. Aber ehrlich: Die meisten Locations starten einfach frisch. Alte Anfragen sind alt — neue kommen ab jetzt strukturiert rein.

Was Locations nach dem Wechsel sagen

Die häufigsten Rückmeldungen:

• “Ich check morgens mein Dashboard statt 30 E-Mails”
• “Endlich weiss ich wo jede Anfrage steht”
• “Mein Team arbeitet am gleichen Board — keine Doppelarbeit mehr”
• “Kunden merken sofort, dass unsere Anfrage sauber geführt wird”

Ist Eventyflow das richtige Tool?

Eventyflow ist speziell für Event-Anfragen gebaut. Es ist kein CRM, kein ERP, kein Projektmanagement-Tool. Wenn du ein System suchst das genau eine Sache extrem gut macht — Event-Anfragen strukturieren, qualifizieren und bis zur Buchungsentscheidung führen — dann ja.

Wenn du ein Allround-Tool für Buchhaltung, Offerten und Personalplanung suchst — dann nicht. Dafür gibt es andere Tools die du parallel nutzen kannst.