Event-Pipeline: Wie du Anfragen systematisch zur Buchung führst

Wie viele offene Anfragen hast du gerade? Wo steht jede einzelne? Wer muss als Nächstes antworten? Wenn du für diese Fragen länger als 5 Sekunden brauchst, fehlt dir eine Pipeline.

Was ist eine Event-Pipeline?

Eine Pipeline ist ein visuelles Board mit Spalten — jede Spalte ist eine Phase im Anfrageprozess. Für Events hat sich ein Vier-Stufen-Modell bewährt:

1. Neu — Anfrage ist eingegangen, noch nicht bearbeitet
2. Qualifiziert — Alle Infos da, Anfrage ist seriös und machbar
3. Angebot — Angebot wurde erstellt und gesendet
4. Gebucht — Kunde hat zugesagt, Event ist bestätigt

Jede Anfrage ist eine Karte die du von links nach rechts schiebst.

Warum Excel nicht reicht

Viele Locations tracken Anfragen in Excel. Das funktioniert bei 5 Anfragen pro Monat. Bei 20 oder 50 wird es unübersichtlich:

• Kein visueller Status: Du musst jede Zeile lesen statt auf einen Blick zu sehen
• Keine Automatisierung: Erinnerungen, Follow-ups — alles manuell
• Keine Zusammenarbeit: Wer hat die Zeile zuletzt bearbeitet?
• Kein Verlauf: Was ist wann passiert?

So setzt du deine Pipeline auf

Schritt 1: Definiere deine Stufen

Vier Stufen reichen für die meisten Event-Businesses. Manche fügen “Abgesagt” oder “Warteliste” hinzu — aber starte einfach.

Schritt 2: Verbinde dein Anfrageformular

Neue Anfragen sollten automatisch in der Spalte “Neu” landen. Kein manuelles Eintragen. In Eventyflow passiert das automatisch — jede Formular-Anfrage erzeugt eine Pipeline-Karte.

Schritt 3: Definiere Kriterien für jede Stufe

Wann ist eine Anfrage “qualifiziert”? Zum Beispiel: Datum steht fest, Personenzahl bekannt, Budget passt. Wann wird ein Angebot gesendet? Schreib es auf — damit dein Team einheitlich arbeitet.

Schritt 4: Setze Fristen

Eine Anfrage die 7 Tage in “Neu” steht, ist wahrscheinlich verloren. Definiere maximale Verweildauern pro Stufe. Eventyflow erinnert dich automatisch, wenn eine Anfrage zu lange in einer Phase hängt.

Der Effekt

Locations die mit einer Pipeline arbeiten, berichten von:

• Schnelleren Antwortzeiten
• Weniger verlorenen Anfragen
• Besserem Teamüberblick
• Höherer Konversionsrate von Anfrage zu Buchung

Die Pipeline ist kein Nice-to-have — sie ist das Rückgrat deines Anfrageprozesses.