Detailchecklisten für Events: Nie wieder Details vergessen
Zusammenfassung
Detailchecklisten fragen nach der Buchung systematisch alle Event-Details beim Kunden ab: Menüwahl, Bestuhlung, Technik, Dekoration, Ablauf. Der Kunde füllt die Checkliste selbst aus, du siehst den Fortschritt in Echtzeit. Keine vergessenen Details, keine peinlichen Rückfragen am Vorabend.
Das Event ist gebucht. Super. Aber jetzt fängt die eigentliche Arbeit an: Details klären. Menü? Bestuhlung? Technik? Blumen? Parkplätze? Ablauf?
Die meisten Locations klären das per E-Mail. Einzeln. Über Wochen. Und am Abend vor dem Event fehlt immer noch irgendwas.
Das Problem: Details per E-Mail
Stell dir vor: Du schreibst dem Kunden eine E-Mail mit 8 Fragen. Er beantwortet 3. Du fragst nach. Er antwortet auf 2 weitere. Die restlichen 3 vergisst er. Du vergisst, dass du sie vergessen hast.
Am Vorabend des Events:
- “Äh, welches Menü nochmal?”
- “Brauchen wir einen Beamer?”
- “Wie viele Parkplätze?”
Peinlich. Vermeidbar.
Die Lösung: Systematische Detailchecklisten
Eine Detailcheckliste ist ein digitales Formular das du NACH der Buchung an den Kunden sendest. Es fragt alle Details strukturiert ab:
Typische Checklisten-Punkte
Catering:
- Menüwahl (3-Gang, Buffet, Flying Dinner)
- Allergien und Unverträglichkeiten
- Getränkepauschale ja/nein
- Kaffee-/Dessertpause
Raum & Technik:
- Bestuhlung (Reihe, U-Form, Bankett)
- Beamer/Leinwand
- Mikrofonanlage
- Musikanlage / DJ-Anschluss
Logistik:
- Anlieferzeiten
- Parkplätze
- Garderoben
- Auf-/Abbauzeiten
Ablauf:
- Zeitplan
- Programmpunkte
- Ansprechperson am Tag
Wie es in Eventyflow funktioniert
In Eventyflow erstellst du eine Detailcheckliste als Formular das an ein spezifisches Event gebunden ist:
- Checkliste erstellen — Wähle eine Vorlage oder baue eine eigene
- An Kunden senden — Per Link oder E-Mail, der Kunde füllt selbst aus
- Fortschritt tracken — Du siehst in Echtzeit: 5/7 Punkte erledigt
- Automatische Erinnerung — Offene Punkte werden automatisch nachgefasst
Der Clou: Der Kunde füllt die Details in seinem Tempo aus. Du musst nicht hinterherrennen. Und du siehst immer, was noch fehlt.
Vorlagen für wiederkehrende Events
Hochzeiten haben andere Details als Firmenevents. Konferenzen andere als Geburtstagsfeiern. In Eventyflow speicherst du Vorlagen pro Event-Typ:
- Vorlage Hochzeit: Blumen, Tischordnung, Musik, Zeremonie
- Vorlage Firmenevent: Technik, Catering, Branding, Programm
- Vorlage Konferenz: Räume, Pausen, Namensschilder, Technik
Neues Event gebucht? Vorlage auswählen, anpassen, senden. Fertig.
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