Catering-Anfragen digitalisieren: Best Practices

Du bist Caterer. Ein Kunde ruft an: “Wir brauchen Catering für 80 Personen.” Du fragst: Wann? Wo? Was für ein Event? Buffet oder Menü? Budget? Allergien? Der Kunde sagt: “Ich schicke euch eine E-Mail.”

Die E-Mail enthält die Hälfte der Infos. Du fragst nach. Drei Tage später hast du alles — vielleicht.

Warum Catering-Anfragen besonders komplex sind

Catering hat mehr Variablen als die meisten Event-Typen:

• Menü-Art: Buffet, 3-Gang, 5-Gang, Flying Dinner, Finger Food
• Personenzahl: Exakt oder Range
• Allergien/Diäten: Vegan, glutenfrei, laktosefrei, Nussallergien
• Getränke: Inklusiv? Pauschale? Eigene Bar?
• Location: Bei dir oder beim Kunden? Küche vorhanden?
• Zeitrahmen: Nur Mittagessen? Ganztags mit Kaffeepausen?
• Anlieferung/Aufbau: Wann, wo, wie?
• Equipment: Geschirr, Besteck, Stehtische, Servierpersonal?
• Budget: Pro Person oder Gesamtbudget?

Das per E-Mail oder Telefon abzufragen dauert ewig.

Der ideale Catering-Anfrage-Einstieg

Schritt 1: Basis-Infos (Pflichtfelder)

• Event-Typ: Firmenevent, Hochzeit, Geburtstag, Konferenz
• Datum und Uhrzeit: Wann startet das Catering, wann endet es?
• Personenzahl: Minimum und Maximum
• Ort: Bei dir oder extern? PLZ/Stadt

Schritt 2: Menü-Präferenzen (Auswahl)

• Menü-Stil: Buffet / Menü / Flying Dinner / Finger Food / Brunch
• Gänge: 2 / 3 / 5 / nach Absprache
• Diäten/Allergien: Checkboxen (vegan, vegetarisch, glutenfrei, etc.)
• Getränke: Mit Pauschale / Eigene Bar / Ohne

Schritt 3: Extras (Optional)

• Equipment benötigt?: Geschirr, Stehtische, Deko
• Service-Personal?: Ja / Nein / Auf Anfrage
• Budget-Range: Hilft dir bei der Menü-Empfehlung
• Besondere Wünsche: Freitext

Von der Anfrage zur Entscheidung

Mit einem strukturierten Anfrageprozess führst du jede Catering-Anfrage Schritt für Schritt zur Entscheidung:

1. Anfrage kommt rein → automatisch in deiner Anfrage-Pipeline als “Neu”
2. Du prüfst → Datum frei? Grösse machbar? → Spalte “Qualifiziert”
3. Fehlende Infos werden geklärt → Menü, Technik, Budget oder Ablauf strukturiert nachfassen
4. Entscheidung offen → nächster Schritt, Frist und Verantwortung sind sichtbar
5. Kunde sagt zu → Spalte “Gebucht” → Übergabe an ERP, CRM oder Buchhaltungstool

Detailabfragen für Catering-Events

Wenn Informationen fehlen, klärst du die Feinheiten per Detailabfrage:

• Finale Personenzahl (Deadline 7 Tage vorher)
• Konkrete Menüwahl aus deiner Karte
• Allergien namentlich (nicht nur “es gibt Veganer”)
• Zeitplan mit allen Gängen
• Anlieferadresse und Zugangsinformation
• Ansprechperson vor Ort

Der Kunde ergänzt das digital. Du siehst den Fortschritt und die Anfrage wird entscheidungsreif.

Der Vorteil gegenüber Telefon und E-Mail

• Keine vergessenen Details — alles strukturiert erfasst
• Kein “Was hatte der nochmal gesagt?” — alles schriftlich
• Schnellere Entscheidungen — die richtigen Infos liegen rechtzeitig vor
• Professioneller Eindruck — der Kunde fühlt sich gut betreut