Automatische Bestätigungs-E-Mails: Setup in 5 Minuten
Zusammenfassung
Automatische Bestätigungsmails gehen sofort raus wenn eine neue Anfrage eintrifft — der Kunde weiss, dass seine Anfrage angekommen ist. In Eventyflow richtest du das als Workflow ein: Trigger (neue Anfrage) → Aktion (E-Mail senden) → Aktion (Pipeline aktualisieren). Setup dauert 5 Minuten.
Ein Kunde sendet eine Event-Anfrage ab. Und dann? Stille. Keine Bestätigung, keine Rückmeldung. Der Kunde fragt sich: Hat das geklappt? Hat die jemand gelesen?
Warum automatische Bestätigungen wichtig sind
Drei Gründe:
- Vertrauen: Der Kunde weiss sofort, dass seine Anfrage angekommen ist
- Professionalität: Eine sofortige Antwort signalisiert Kompetenz
- Zeitgewinn: Du musst nicht manuell bestätigen — der Workflow macht es für dich
Was eine gute Bestätigungsmail enthält
Nicht einfach “Danke für deine Anfrage.” Das ist zu wenig. Eine gute Bestätigungsmail enthält:
- Zusammenfassung der Anfrage (Event-Typ, Datum, Personenzahl)
- Erwartung setzen (“Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden”)
- Nächster Schritt (“Wir prüfen die Verfügbarkeit und senden dir ein Angebot”)
- Kontaktmöglichkeit (Falls der Kunde dringend etwas ändern muss)
So richtest du es in Eventyflow ein
In Eventyflow ist das ein Workflow mit drei Schritten:
Schritt 1: Trigger definieren
Wähle “Neue Anfrage eingegangen” als Trigger. Du kannst filtern: Nur für bestimmte Anfrage-Einstiege oder Event-Typen.
Schritt 2: E-Mail-Aktion
Erstelle eine E-Mail-Vorlage. Eventyflow fügt automatisch die Anfrage-Details ein — Event-Typ, Datum und Personenzahl werden dynamisch aus der Anfrage gezogen.
Schritt 3: Pipeline aktualisieren
Gleichzeitig setzt der Workflow den Status auf “Neu” in deiner Anfrage-Pipeline. Die Anfrage taucht sofort in deinem Board auf.
Bonus: Follow-up nach 48 Stunden
Füge dem Workflow eine Wartezeit hinzu: Wenn nach 48 Stunden keine manuelle Antwort gesendet wurde, geht automatisch ein Follow-up raus. “Wir arbeiten an deinem Angebot — meldest dich morgen.”
Das kostet dich einmal 5 Minuten Setup. Danach läuft es für jede Anfrage automatisch.
Was noch automatisiert werden kann
Bestätigungsmails sind der Anfang. Weitere Workflows die sich lohnen:
- Erinnerung bei offener Detailabfrage: Kunde hat fehlende Informationen noch nicht ergänzt
- Team-Benachrichtigung: Neues Event über CHF 5’000 → Slack/E-Mail an den Chef
- Status-Update an Kunden: Anfrage wechselt zu “Entscheidung offen” → Info an den Kunden
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