Automatische Bestätigungs-E-Mails: Setup in 5 Minuten

Ein Kunde sendet eine Event-Anfrage ab. Und dann? Stille. Keine Bestätigung, keine Rückmeldung. Der Kunde fragt sich: Hat das geklappt? Hat die jemand gelesen?

Warum automatische Bestätigungen wichtig sind

Drei Gründe:

1. Vertrauen: Der Kunde weiss sofort, dass seine Anfrage angekommen ist
2. Professionalität: Eine sofortige Antwort signalisiert Kompetenz
3. Zeitgewinn: Du musst nicht manuell bestätigen — der Workflow macht es für dich

Was eine gute Bestätigungsmail enthält

Nicht einfach “Danke für deine Anfrage.” Das ist zu wenig. Eine gute Bestätigungsmail enthält:

• Zusammenfassung der Anfrage (Event-Typ, Datum, Personenzahl)
• Erwartung setzen (“Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden”)
• Nächster Schritt (“Wir prüfen die Verfügbarkeit und senden dir ein Angebot”)
• Kontaktmöglichkeit (Falls der Kunde dringend etwas ändern muss)

So richtest du es in Eventyflow ein

In Eventyflow ist das ein Workflow mit drei Schritten:

Schritt 1: Trigger definieren

Wähle “Neue Anfrage eingegangen” als Trigger. Du kannst filtern: Nur für bestimmte Anfrage-Einstiege oder Event-Typen.

Schritt 2: E-Mail-Aktion

Erstelle eine E-Mail-Vorlage. Eventyflow fügt automatisch die Anfrage-Details ein — Event-Typ, Datum und Personenzahl werden dynamisch aus der Anfrage gezogen.

Schritt 3: Pipeline aktualisieren

Gleichzeitig setzt der Workflow den Status auf “Neu” in deiner Anfrage-Pipeline. Die Anfrage taucht sofort in deinem Board auf.

Bonus: Follow-up nach 48 Stunden

Füge dem Workflow eine Wartezeit hinzu: Wenn nach 48 Stunden keine manuelle Antwort gesendet wurde, geht automatisch ein Follow-up raus. “Wir arbeiten an deinem Angebot — meldest dich morgen.”

Das kostet dich einmal 5 Minuten Setup. Danach läuft es für jede Anfrage automatisch.

Was noch automatisiert werden kann

Bestätigungsmails sind der Anfang. Weitere Workflows die sich lohnen:

• Erinnerung bei offener Detailabfrage: Kunde hat fehlende Informationen noch nicht ergänzt
• Team-Benachrichtigung: Neues Event über CHF 5’000 → Slack/E-Mail an den Chef
• Status-Update an Kunden: Anfrage wechselt zu “Entscheidung offen” → Info an den Kunden