# Eventyflow > Eventyflow unterstützt Anfrage- und Buchungsprozesse für Eventlocations, Caterer, Hotels, Bankett und Hospitality. ## Über Eventyflow Gemeinsam gestalten wir deinen Anfrage- und Buchungsprozess passend zu deinem Betrieb und deinen Gästen. Den konkreten Umfang und die Begleitung vereinbaren wir im Gespräch. Anfrageformulare pro Anlass: Sprache, Fragen und Auswahl richten sich nach dem Anlass. Gäste fragen passende Leistungen des Betriebs mit an. Im optionalen Kunden-Hub ergänzen sie vorgesehene Angaben; das Team hält interne Prüfungen mit Checklisten bei derselben Anfrage fest. Die gemeinsame Übersicht zeigt Stand und nächste Schritte. Hinterlegte Regeln steuern zum Beispiel Technikfragen bei einer Präsentation. Buchung bleibt ein möglicher Ausgang der Klärung. Zielgruppe: Eventlocations, Caterer, Hotels, Bankett und Hospitality. ## Öffentliche Seiten - [Homepage](https://eventyflow.io/): Anfragen, die deine Gäste gerne ausfüllen - [Preise](https://eventyflow.io/pricing): Preise auf Anfrage. Individuelle Offerte mit klarem Leistungsumfang und Preis; optionale Funktionen und Begleitung nach Vereinbarung - [Kontakt](https://eventyflow.io/contact): Kontaktformular und Telefon - [Demo-Gespräch](https://eventyflow.io/demo-call): Persönliches Demo-Gespräch buchen - [Blog](https://eventyflow.io/blog): Artikel und Best Practices - [Impressum](https://eventyflow.io/legal-notice): Rechtliche Angaben - [Datenschutz](https://eventyflow.io/privacy-policy): Datenschutzerklärung - [App Datenschutz](https://eventyflow.io/app-privacy-policy): Datenschutz für die Eventyflow App - [AGB](https://eventyflow.io/terms-of-service): Allgemeine Geschäftsbedingungen - [Sub-Prozessoren](https://eventyflow.io/sub-processors): Liste der Unterauftragsbearbeiter - [Volltext für LLMs](https://eventyflow.io/llms-full.txt): Alle Inhalte inkl. Blog-Artikel als Plaintext ## Englische Seiten Die Website ist deutschsprachig; diese Seiten gibt es zusätzlich auf Englisch und entsprechen inhaltlich der deutschen Fassung. - [Homepage (EN)](https://eventyflow.io/en): Inquiries your guests are glad to fill in - [Pricing (EN)](https://eventyflow.io/en/pricing): Pricing on request; individual quote with a clear scope - [Contact (EN)](https://eventyflow.io/en/contact): Contact form and phone - [Demo call (EN)](https://eventyflow.io/en/demo-call): Book a personal demo ## Dynamische Routen Diese Adressen sind Muster, keine aufrufbaren Seiten. - https://eventyflow.io/blog/: Blog-Artikel, verlinkt auf der Blog-Übersicht - https://eventyflow.io/offer/: Persönliche Angebotsseite, nur mit Link des Betriebs erreichbar ## Blog-Artikel ### Catering-Anfragen digitalisieren: Best Practices Datum: 2026-03-11 URL: https://eventyflow.io/blog/catering-anfragen-digitalisieren Tags: Catering, Anfrageprozess, Best Practices Catering-Anfragen sind besonders detailreich: Menüauswahl, Personenzahl, Allergien, Getränke, Budget, Anlieferung. Ein strukturierter Anfrage-Einstieg erfasst die wichtigsten Punkte beim Erstkontakt. Fehlende Informationen werden gezielt nachgefasst, bis die Anfrage entscheidungsreif ist. Du bist Caterer. Ein Kunde ruft an: "Wir brauchen Catering für 80 Personen." Du fragst: Wann? Wo? Was für ein Event? Buffet oder Menü? Budget? Allergien? Der Kunde sagt: "Ich schicke euch eine E-Mail." Die E-Mail enthält die Hälfte der Infos. Du fragst nach. Drei Tage später hast du alles — vielleicht. ## Warum Catering-Anfragen besonders komplex sind Catering hat mehr Variablen als die meisten Event-Typen: - **Menü-Art**: Buffet, 3-Gang, 5-Gang, Flying Dinner, Finger Food - **Personenzahl**: Exakt oder Range - **Allergien/Diäten**: Vegan, glutenfrei, laktosefrei, Nussallergien - **Getränke**: Inklusiv? Pauschale? Eigene Bar? - **Location**: Bei dir oder beim Kunden? Küche vorhanden? - **Zeitrahmen**: Nur Mittagessen? Ganztags mit Kaffeepausen? - **Anlieferung/Aufbau**: Wann, wo, wie? - **Equipment**: Geschirr, Besteck, Stehtische, Servierpersonal? - **Budget**: Pro Person oder Gesamtbudget? Das per E-Mail oder Telefon abzufragen dauert ewig. ## Der ideale Catering-Anfrage-Einstieg ### Schritt 1: Basis-Infos (Pflichtfelder) - **Event-Typ**: Firmenevent, Hochzeit, Geburtstag, Konferenz - **Datum und Uhrzeit**: Wann startet das Catering, wann endet es? - **Personenzahl**: Minimum und Maximum - **Ort**: Bei dir oder extern? PLZ/Stadt ### Schritt 2: Menü-Präferenzen (Auswahl) - **Menü-Stil**: Buffet / Menü / Flying Dinner / Finger Food / Brunch - **Gänge**: 2 / 3 / 5 / nach Absprache - **Diäten/Allergien**: Checkboxen (vegan, vegetarisch, glutenfrei, etc.) - **Getränke**: Mit Pauschale / Eigene Bar / Ohne ### Schritt 3: Extras (Optional) - **Equipment benötigt?**: Geschirr, Stehtische, Deko - **Service-Personal?**: Ja / Nein / Auf Anfrage - **Budget-Range**: Hilft dir bei der Menü-Empfehlung - **Besondere Wünsche**: Freitext ## Von der Anfrage zur Entscheidung Mit einem strukturierten Anfrageprozess führst du jede Catering-Anfrage Schritt für Schritt zur Entscheidung: 1. **Anfrage kommt rein** → automatisch in deiner Anfrage-Pipeline als "Neu" 2. **Du prüfst** → Datum frei? Grösse machbar? → Spalte "Qualifiziert" 3. **Fehlende Infos werden geklärt** → Menü, Technik, Budget oder Ablauf strukturiert nachfassen 4. **Entscheidung offen** → nächster Schritt, Frist und Verantwortung sind sichtbar 5. **Kunde sagt zu** → Spalte "Gebucht" → Übergabe an ERP, CRM oder Buchhaltungstool ## Detailabfragen für Catering-Events Wenn Informationen fehlen, klärst du die Feinheiten per Detailabfrage: - **Finale Personenzahl** (Deadline 7 Tage vorher) - **Konkrete Menüwahl** aus deiner Karte - **Allergien namentlich** (nicht nur "es gibt Veganer") - **Zeitplan** mit allen Gängen - **Anlieferadresse und Zugangsinformation** - **Ansprechperson vor Ort** Der Kunde ergänzt das digital. Du siehst den Fortschritt und die Anfrage wird entscheidungsreif. ## Der Vorteil gegenüber Telefon und E-Mail - **Keine vergessenen Details** — alles strukturiert erfasst - **Kein "Was hatte der nochmal gesagt?"** — alles schriftlich - **Schnellere Entscheidungen** — die richtigen Infos liegen rechtzeitig vor - **Professioneller Eindruck** — der Kunde fühlt sich gut betreut --- ### Von Excel zu Eventyflow: Warum Locations wechseln Datum: 2026-03-07 URL: https://eventyflow.io/blog/von-excel-zu-eventyflow Tags: Vergleich, Excel, Migration Excel funktioniert für 5 Anfragen pro Monat. Bei 20+ wird es unübersichtlich: kein visueller Status, keine Automatisierung, keine Zusammenarbeit in Echtzeit, keine Verbindung zum Anfrage-Einstieg. Der Wechsel zu Eventyflow dauert einen Nachmittag — deine bestehenden Daten kannst du importieren. Jede Event-Location startet irgendwann mit Excel. Eine Tabelle mit Spalten: Kundenname, Event-Typ, Datum, Personenzahl, Status. Das funktioniert. Am Anfang. ## Wann Excel zum Problem wird Excel wird zum Problem wenn: - **Du mehr als 20 Anfragen pro Monat hast** — Scrollen, Suchen, Filtern wird mühsam - **Mehrere Personen im Team arbeiten** — Wer hat die Zeile zuletzt geändert? Konflikte, Versionen, Chaos - **Du den Überblick verlierst** — Welche Anfragen sind offen? Was muss heute passieren? - **Du alles manuell machst** — Jede Bestätigung, jedes Follow-up, jede Statusänderung ## Was Excel nicht kann | Funktion | Excel | Eventyflow | |----------|-------|------------| | Visueller Pipeline-Status | Nein (Spalte mit Text) | Ja (Kanban-Board) | | Automatische Bestätigungsmails | Nein | Ja | | Anfrage-Einstieg → Pipeline automatisch | Nein (Copy-Paste) | Ja | | Detailabfragen an Kunden senden | Nein | Ja | | Erinnerungen bei offenen Anfragen | Nein | Ja | | Mehrsprachige Anfrage-Einstiege | Nein | Ja | | Zusammenarbeit in Echtzeit | Bedingt (Google Sheets) | Ja | | Mobile Nutzung | Schlecht | Responsive | ## Der Wechsel: So läuft es ab ### Tag 1: Setup (ca. 2 Stunden) 1. **Account erstellen** und erste Einstellungen vornehmen 2. **Anfrage-Einstieg erstellen** — Event-Typ, Datum, Personen, Räume und Budget strukturiert abfragen 3. **Anfrage-Pipeline einrichten** — Neu, Qualifiziert, Nachfassen, Entscheidung offen, Gebucht 4. **Auf der Website einbetten** — der Anfrage-Einstieg ersetzt dein altes Kontaktformular ### Tag 2: Automationen (ca. 1 Stunde) 1. **Bestätigungsmail-Workflow** einrichten 2. **Follow-up nach 48h** aktivieren 3. **Team-Benachrichtigungen** einstellen ### Optional: Bestehende Daten Du kannst bestehende Anfragen aus Excel importieren. Aber ehrlich: Die meisten Locations starten einfach frisch. Alte Anfragen sind alt — neue kommen ab jetzt strukturiert rein. ## Was Locations nach dem Wechsel sagen Die häufigsten Rückmeldungen: - "Ich check morgens mein Dashboard statt 30 E-Mails" - "Endlich weiss ich wo jede Anfrage steht" - "Mein Team arbeitet am gleichen Board — keine Doppelarbeit mehr" - "Kunden merken sofort, dass unsere Anfrage sauber geführt wird" ## Ist Eventyflow das richtige Tool? Eventyflow ist speziell für Event-Anfragen gebaut. Es ist kein CRM, kein ERP, kein Projektmanagement-Tool. Wenn du ein System suchst das genau eine Sache extrem gut macht — Event-Anfragen strukturieren, qualifizieren und bis zur Buchungsentscheidung führen — dann ja. Wenn du ein Allround-Tool für Buchhaltung, Offerten und Personalplanung suchst — dann nicht. Dafür gibt es andere Tools die du parallel nutzen kannst. --- ### Mehrsprachige Anfrage-Einstiege: Internationale Gäste erreichen Datum: 2026-03-03 URL: https://eventyflow.io/blog/mehrsprachige-formulare-events Tags: Anfrage-Einstieg, Mehrsprachigkeit Mehrsprachige Anfrage-Einstiege erhöhen die Anfragequalität bei internationalen Kunden deutlich. Eventyflow unterstützt automatische Spracherkennung — die Anfrage zeigt sich in der Sprache des Besuchers. Kein manuelles Übersetzen, kein separater Prozess pro Sprache. Deine Location liegt in Zürich. Oder Basel. Oder Luzern. Egal wo — internationale Kunden sind Teil deines Business. Konferenzen mit Teilnehmern aus 10 Ländern. Hochzeiten von Expat-Paaren. Firmenevents internationaler Konzerne. Und dann steht auf deiner Website: ein deutscher Anfrageprozess. ## Warum Sprache bei Anfragen zählt Die Zahlen sind klar: Anfragen in der Muttersprache des Besuchers konvertieren besser und kommen vollständiger rein. Nicht weil die Leute kein Deutsch können — sondern weil es Vertrauen schafft. Ein englischsprachiger Manager der eine Konferenz plant, fühlt sich wohler wenn der Anfrage-Einstieg ihn auf Englisch begrüsst. Ein französisches Brautpaar das eine Hochzeit in der Schweiz plant, bevorzugt Französisch. ## Die typische Lösung (und warum sie nervt) Die meisten Locations lösen das so: 1. **Separater Anfrage-Einstieg pro Sprache** — doppelter Aufwand, doppelte Pflege 2. **Google Translate auf der Website** — sieht unprofessionell aus 3. **"English available on request"** — der Kunde muss nachfragen 4. **Gar nichts** — internationale Kunden kommen halt nicht ## Die bessere Lösung In Eventyflow sind Anfrage-Einstiege nativ mehrsprachig: - **Automatische Spracherkennung** basierend auf Browser-Sprache - **Ein Anfrage-Einstieg, mehrere Sprachen** — du pflegst die Übersetzungen einmal - **Feld-Labels, Optionen, Buttons** — alles wird übersetzt - **Anfragen kommen einheitlich** in deiner Anfrage-Pipeline an — egal in welcher Sprache sie ausgefüllt wurden ## Welche Sprachen für die Schweiz? Für die meisten Schweizer Event-Locations sind vier Sprachen relevant: 1. **Deutsch** — Hauptsprache, Pflicht 2. **Englisch** — Internationale Firmen, Expats, Tourismus 3. **Französisch** — Westschweiz, französische Kunden 4. **Italienisch** — Optional, je nach Region ## Der Setup 1. Erstelle deinen Anfrage-Einstieg auf Deutsch (deine Hauptsprache) 2. Aktiviere die gewünschten Sprachen 3. Übersetze die Feld-Labels (oder lass es automatisch machen) 4. Fertig — der Anfrage-Einstieg erkennt die Sprache automatisch Kein separater Prozess, keine doppelte Pflege. Ein Anfrage-Einstieg der die Sprache deiner Kunden spricht. ## Tipp: Auch die Bestätigungsmail mehrsprachig Vergiss nicht: Wenn die Anfrage auf Englisch ausgefüllt wurde, sollte auch die automatische Bestätigungsmail auf Englisch kommen. In Eventyflow-Workflows kannst du die Sprache als Bedingung nutzen. --- ### Event-Anfragen strukturieren: Schluss mit dem E-Mail-Chaos Datum: 2026-03-02 URL: https://eventyflow.io/blog/event-anfragen-strukturieren Tags: Anfragen, Anfrageprozess, Best Practices Unstrukturierte Event-Anfragen per E-Mail kosten dich täglich Stunden und lassen Buchungspotenzial liegen. Ein strukturierter Anfrage-Einstieg erfasst die wichtigsten Details beim Erstkontakt, die Anfrage-Pipeline zeigt Status und nächsten Schritt. Das Ergebnis: weniger Rückfragen, schnellere Entscheidungen, mehr Buchungen. Kennst du das? Eine E-Mail kommt rein: "Hallo, wir möchten gerne eine Firmenfeier bei euch buchen. Was wäre möglich?" Keine Angabe zum Datum. Keine Personenzahl. Keine Info zu Budget, Catering oder Raumbedarf. Du schreibst zurück, fragst nach. Drei Tage Stille. Dann kommt eine halbe Antwort. Und so geht es weiter. ## Das Problem mit E-Mail-Anfragen Die meisten Event-Locations, Caterer und Hotels bearbeiten Anfragen noch per E-Mail. Das funktioniert — irgendwie. Aber es ist ineffizient: - **Unvollständige Informationen**: Kunden wissen nicht, was du wissen musst - **Endloses Hin-und-Her**: 3-5 E-Mails bis alle Details da sind - **Verlorene Anfragen**: Im Posteingang untergegangen, nie beantwortet - **Kein Überblick**: Welche Anfrage ist wo im Prozess? ## Die Lösung: Ein strukturierter Anfrage-Einstieg Ein gut aufgebauter Anfrage-Einstieg sammelt beim Erstkontakt alles, was du brauchst: - **Event-Typ**: Firmenfeier, Hochzeit, Konferenz, Workshop - **Datum und Zeitraum**: Wunschdatum, Alternativtermine - **Personenzahl**: Minimum und Maximum - **Räume und Pakete**: Welcher Saal, welches Catering-Paket - **Spezielle Wünsche**: Technik, Dekoration, Allergien Der Kunde beantwortet die wichtigsten Fragen einmal — und du hast sofort die Grundlage für Qualifizierung, Priorisierung und nächsten Schritt. ## Was Eventyflow anders macht Eventyflow ist speziell für die Event-Branche gebaut. Statt einem generischen Kontaktformular bekommst du einen Anfrageprozess: - **Event-spezifische Felder**: Datum, Gästezahl, Räume — alles schon integriert - **Mehrsprachige Anfrage-Einstiege**: Deine Kunden beantworten die Anfrage in ihrer Sprache - **Premium-Design**: Professioneller Eindruck beim Erstkontakt - **Anfrage-Pipeline**: Jede Anfrage landet automatisch mit Status, Wert und nächstem Schritt im Prozess ## So startest du 1. Lege fest, welche Angaben du für deine typischen Event-Anfragen brauchst 2. Bilde diese Angaben in einem Anfrage-Einstieg ab und binde ihn auf deiner Website ein 3. Leite neue Anfragen auf den Anfrage-Einstieg statt auf deine E-Mail-Adresse Das Ergebnis: vollständigere Anfragen, weniger Rückfragen und ein klarer Weg bis zur Buchungsentscheidung. --- ### Firmenevents: So qualifizierst du Anfragen in Minuten Datum: 2026-02-27 URL: https://eventyflow.io/blog/firmenevents-anfragen-qualifizieren Tags: Firmenevents, Qualifizierung, Anfrage-Pipeline Firmenanfragen qualifizierst du über drei Kriterien: passt der Event-Typ zu deiner Location, stimmt die Grösse und liegt das Datum im machbaren Bereich. Ein strukturierter Anfrage-Einstieg sammelt diese Infos beim Erstkontakt. In der Anfrage-Pipeline siehst du sofort, welche Anfragen priorisiert werden müssen. Firmenevents sind das Brot-und-Butter-Geschäft vieler Locations. Weihnachtsfeiern, Teambuildings, Konferenzen, Produktlaunches, Jubiläen. Aber nicht jede Anfrage passt — und die schnelle Erkennung, welche Anfragen sich lohnen, spart dir Stunden. ## Was "Qualifizierung" bedeutet Eine Anfrage qualifizieren heisst: In möglichst kurzer Zeit herausfinden, ob daraus eine realistische Buchung werden kann. Die drei Kernfragen: 1. **Passt der Event-Typ?** — Machst du Konferenzen für 500 Personen? Oder eher intime Teamdinners für 20? 2. **Passt die Grösse?** — 15 Personen in deinem Saal für 200 — lohnt sich das? 3. **Passt das Datum?** — Ist der Wunschtermin überhaupt frei? ## Das Problem: Qualifizierung per E-Mail Die typische Firmenanfrage per E-Mail: "Hallo, wir planen ein Firmenevent und möchten gerne eure Räume anschauen." Was du weisst: Nichts. Du schreibst zurück, fragst nach Details. 2 Tage später kommt die Antwort: 12 Personen, Budget CHF 500. Dein Mindestbuchungswert liegt bei CHF 2'000. Zwei E-Mails und 3 Tage für eine Anfrage die nie gepasst hat. ## Die Lösung: Qualifizierung beim Anfrage-Einstieg Ein guter Anfrage-Einstieg für Firmenevents qualifiziert automatisch: ### Pflichtfelder die sofort qualifizieren - **Event-Typ**: Workshop, Konferenz, Dinner, Teambuilding, Weihnachtsfeier - **Personenzahl**: Sofort sichtbar ob es zu deinen Räumen passt - **Wunschdatum**: Verfügbarkeit direkt prüfbar - **Firma/Organisation**: Zeigt ob es ein seriöser Anfragesteller ist ### Optionale Felder die helfen - **Budget-Range**: CHF 1'000-3'000 / 3'000-10'000 / 10'000+ - **Catering gewünscht?**: Ja/Nein - **Räume**: Welche Bereiche werden benötigt - **Wie auf uns aufmerksam geworden?**: Referral, Google, Empfehlung ## In der Pipeline priorisieren Alle Anfragen landen automatisch in deiner Anfrage-Pipeline. Jetzt priorisierst du: - **Sofort qualifizieren**: Grosse Firma, 200 Personen, passendes Datum → Spalte "Qualifiziert", nächster Schritt festlegen - **Rückfrage nötig**: Personenzahl unklar, Datum flexibel → kurze Rückfrage per E-Mail - **Passt nicht**: 12 Personen, Budget CHF 500 → Höfliche Absage mit Empfehlung Das dauert pro Anfrage 30 Sekunden statt 3 Tage. ## Automatisierung für Firmenanfragen Workflows die speziell für Firmenanfragen Sinn machen: 1. **Bestätigungsmail** mit deiner Firmenevents-Broschüre als PDF 2. **Interne Benachrichtigung** wenn eine Anfrage über 100 Personen eingeht 3. **Automatisches Follow-up** nach 48h wenn du noch nicht geantwortet hast 4. **Detailabfrage** für fehlende Informationen mit firmenspezifischen Punkten (Technik, Branding, Programm) --- ### Hochzeitsanfragen strukturieren: Guide für Locations Datum: 2026-02-23 URL: https://eventyflow.io/blog/hochzeitsanfragen-locations Tags: Hochzeiten, Anfrageprozess, Locations Hochzeitsanfragen sind komplex — Datum, Gästezahl, Zeremonie, Menü, Dekoration, Musik, Fotograf. Ein strukturierter Anfrage-Einstieg erfasst die wichtigsten Punkte beim Erstkontakt. Detailabfragen holen fehlende Informationen nach, damit aus der Anfrage eine entscheidungsreife Buchung werden kann. Hochzeiten sind die komplexesten Events. Und die emotionalsten. Das Brautpaar plant seit Monaten, hat Pinterest-Boards mit 200 Pins, und schickt dir eine E-Mail: "Wir suchen eine Location für unsere Hochzeit im Sommer." ## Die Herausforderung bei Hochzeitsanfragen Hochzeiten haben mehr bewegliche Teile als jeder andere Event-Typ: - **Datum**: Oft flexible Zeitfenster ("irgendwann im Juni/Juli") - **Gästezahl**: Schwankt zwischen Wunsch und Realität - **Zeremonie**: Freie Trauung? Kirchlich? Auf dem Gelände? - **Catering**: Buffet, 5-Gänge, Flying Dinner, Allergien - **Location-Bereiche**: Zeremonie, Apéro, Dinner, Party — oft verschiedene Räume - **Dekoration**: Blumen, Farben, Stil - **Musik**: DJ, Band, beides - **Zeitplan**: Von der Trauung bis zum letzten Tanz Das per E-Mail abzufragen ist eine Qual — für dich und das Brautpaar. ## Der optimale Hochzeits-Anfrage-Einstieg Ein guter Hochzeits-Anfrage-Einstieg fragt gezielt: ### Pflichtfelder (ohne geht es nicht) - **Wunschdatum** oder Zeitraum - **Geschätzte Gästezahl** (Minimum/Maximum) - **Art der Feier** (nur Hochzeitsfeier, mit Zeremonie, ganzer Tag) ### Optionale Felder (zeigen Professionalität) - **Welche Bereiche?** (Garten für Zeremonie, Saal für Dinner, Bar für Party) - **Catering-Präferenz** (Buffet, Menü, Flying Dinner) - **Budget-Range** (hilft dir bei der Qualifizierung) - **Wie auf uns aufmerksam geworden?** (Marketing-Insight) ### Freitext für Wünsche Ein optionales Feld: "Erzähl uns mehr über eure Traumhochzeit." Hier schreiben Brautpaare mit Begeisterung — und du erfährst, was ihnen wirklich wichtig ist. ## Nach der Anfrage: Detailabfragen Die Anfrage ist qualifiziert, die Entscheidung offen. Jetzt geht es um die Informationen, die der Anfrage noch fehlen: - **Menüauswahl** mit konkreten Optionen deiner Küche - **Tischordnung** und Sitzplan-Absprache - **Blumen und Dekoration** — Farbschema, Stil - **Technik** — Beamer für Fotos? Mikrofonanlage für Reden? - **Zeitplan** — Trauung um 14 Uhr, Apéro um 15 Uhr, Dinner um 18 Uhr - **Spezielle Wünsche** — Feuerwerk? Candy Bar? Fotobooth? Der Vorteil: Das Brautpaar ergänzt alles in Ruhe. Du hast eine Übersicht was noch fehlt, wer zuständig ist und was als Nächstes passieren muss. ## Der Effekt für deine Location Locations die Hochzeitsanfragen strukturiert bearbeiten, berichten: - **50% weniger Rückfragen** per E-Mail - **Professionellerer Ersteindruck** — das Brautpaar fühlt sich gut aufgehoben - **Schnellere Entscheidungen** — alle entscheidenden Infos sind sichtbar - **Bessere Qualifizierung** — du siehst sofort ob die Anfrage zu dir passt --- ### Automatische Bestätigungs-E-Mails: Setup in 5 Minuten Datum: 2026-02-19 URL: https://eventyflow.io/blog/automatische-bestaetigungsmails Tags: Workflows, Automatisierung Automatische Bestätigungsmails gehen sofort raus wenn eine neue Anfrage eintrifft — der Kunde weiss, dass seine Anfrage angekommen ist. In Eventyflow richtest du das als Workflow ein: Trigger (neue Anfrage) → Aktion (E-Mail senden) → Aktion (Pipeline aktualisieren). Setup dauert 5 Minuten. Ein Kunde sendet eine Event-Anfrage ab. Und dann? Stille. Keine Bestätigung, keine Rückmeldung. Der Kunde fragt sich: Hat das geklappt? Hat die jemand gelesen? ## Warum automatische Bestätigungen wichtig sind Drei Gründe: 1. **Vertrauen**: Der Kunde weiss sofort, dass seine Anfrage angekommen ist 2. **Professionalität**: Eine sofortige Antwort signalisiert Kompetenz 3. **Zeitgewinn**: Du musst nicht manuell bestätigen — der Workflow macht es für dich ## Was eine gute Bestätigungsmail enthält Nicht einfach "Danke für deine Anfrage." Das ist zu wenig. Eine gute Bestätigungsmail enthält: - **Zusammenfassung der Anfrage** (Event-Typ, Datum, Personenzahl) - **Erwartung setzen** ("Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden") - **Nächster Schritt** ("Wir prüfen die Verfügbarkeit und senden dir ein Angebot") - **Kontaktmöglichkeit** (Falls der Kunde dringend etwas ändern muss) ## So richtest du es in Eventyflow ein In Eventyflow ist das ein Workflow mit drei Schritten: ### Schritt 1: Trigger definieren Wähle "Neue Anfrage eingegangen" als Trigger. Du kannst filtern: Nur für bestimmte Anfrage-Einstiege oder Event-Typen. ### Schritt 2: E-Mail-Aktion Erstelle eine E-Mail-Vorlage. Eventyflow fügt automatisch die Anfrage-Details ein — Event-Typ, Datum und Personenzahl werden dynamisch aus der Anfrage gezogen. ### Schritt 3: Pipeline aktualisieren Gleichzeitig setzt der Workflow den Status auf "Neu" in deiner Anfrage-Pipeline. Die Anfrage taucht sofort in deinem Board auf. ## Bonus: Follow-up nach 48 Stunden Füge dem Workflow eine Wartezeit hinzu: Wenn nach 48 Stunden keine manuelle Antwort gesendet wurde, geht automatisch ein Follow-up raus. "Wir arbeiten an deinem Angebot — meldest dich morgen." Das kostet dich einmal 5 Minuten Setup. Danach läuft es für jede Anfrage automatisch. ## Was noch automatisiert werden kann Bestätigungsmails sind der Anfang. Weitere Workflows die sich lohnen: - **Erinnerung bei offener Detailabfrage**: Kunde hat fehlende Informationen noch nicht ergänzt - **Team-Benachrichtigung**: Neues Event über CHF 5'000 → Slack/E-Mail an den Chef - **Status-Update an Kunden**: Anfrage wechselt zu "Entscheidung offen" → Info an den Kunden --- ### Fehlende Event-Details nachfassen: ohne E-Mail-Pingpong Datum: 2026-02-15 URL: https://eventyflow.io/blog/detailchecklisten-events Tags: Nachfassen, Best Practices Detailabfragen holen fehlende Event-Informationen strukturiert beim Kunden ein: Menüwahl, Bestuhlung, Technik, Dekoration, Ablauf. Der Kunde ergänzt die Details selbst, du siehst den Fortschritt in Echtzeit. So wird aus Rückfragen ein geführter Klärungsprozess. Das Event ist gebucht. Super. Aber jetzt fängt die eigentliche Arbeit an: Details klären. Menü? Bestuhlung? Technik? Blumen? Parkplätze? Ablauf? Die meisten Locations klären das per E-Mail. Einzeln. Über Wochen. Und am Abend vor dem Event fehlt immer noch irgendwas. ## Das Problem: Details per E-Mail Stell dir vor: Du schreibst dem Kunden eine E-Mail mit 8 Fragen. Er beantwortet 3. Du fragst nach. Er antwortet auf 2 weitere. Die restlichen 3 vergisst er. Du vergisst, dass du sie vergessen hast. Am Vorabend des Events: - "Äh, welches Menü nochmal?" - "Brauchen wir einen Beamer?" - "Wie viele Parkplätze?" Peinlich. Vermeidbar. ## Die Lösung: Strukturierte Detailabfragen Eine Detailabfrage ist ein geführter Schritt im Anfrage- oder Buchungsprozess. Du sendest sie, wenn Informationen fehlen oder eine Anfrage entscheidungsreif werden muss: ### Typische Detailpunkte **Catering:** - Menüwahl (3-Gang, Buffet, Flying Dinner) - Allergien und Unverträglichkeiten - Getränkepauschale ja/nein - Kaffee-/Dessertpause **Raum & Technik:** - Bestuhlung (Reihe, U-Form, Bankett) - Beamer/Leinwand - Mikrofonanlage - Musikanlage / DJ-Anschluss **Logistik:** - Anlieferzeiten - Parkplätze - Garderoben - Auf-/Abbauzeiten **Ablauf:** - Zeitplan - Programmpunkte - Ansprechperson am Tag ## Wie es in Eventyflow funktioniert In Eventyflow erstellst du eine Detailabfrage, die an eine konkrete Anfrage oder Buchung gebunden ist: 1. **Detailabfrage erstellen** — Wähle eine Vorlage oder baue eine eigene 2. **An Kunden senden** — Per Link oder E-Mail, der Kunde füllt selbst aus 3. **Fortschritt tracken** — Du siehst in Echtzeit: 5/7 Punkte erledigt 4. **Automatische Erinnerung** — Offene Punkte werden automatisch nachgefasst Der Clou: Der Kunde füllt die Details in seinem Tempo aus. Du musst nicht hinterherrennen. Und du siehst immer, was noch fehlt. ## Vorlagen für wiederkehrende Events Hochzeiten haben andere Details als Firmenevents. Konferenzen andere als Geburtstagsfeiern. In Eventyflow speicherst du Vorlagen pro Event-Typ: - **Vorlage Hochzeit**: Blumen, Tischordnung, Musik, Zeremonie - **Vorlage Firmenevent**: Technik, Catering, Branding, Programm - **Vorlage Konferenz**: Räume, Pausen, Namensschilder, Technik Neue Anfrage oder Buchung? Vorlage auswählen, anpassen, senden. Der Klärungsprozess bleibt sichtbar, statt in E-Mail-Threads zu verschwinden. --- ### Kontaktformular vs. Anfrageformular: Der Unterschied der zählt Datum: 2026-02-11 URL: https://eventyflow.io/blog/kontaktformular-vs-anfrageformular Tags: Anfrageformular, Vergleich Ein Kontaktformular fragt Name, E-Mail und Nachricht — ein Anfrageformular fragt Event-Typ, Datum, Personenzahl, Räume und Pakete. Der Unterschied: Mit einem Anfrageformular bekommst du beim Erstkontakt die Grundlage für Qualifizierung, Priorisierung und nächsten Schritt. Kein E-Mail-Pingpong, weniger Rückfragen. Auf 90% aller Event-Location-Websites findest du dasselbe: Name, E-Mail, Nachricht, Absenden. Ein generisches Kontaktformular das für alles gedacht ist — und deshalb für nichts wirklich funktioniert. ## Das Problem mit Kontaktformularen Ein Kontaktformular sagt: "Schreib uns irgendwas." Das Ergebnis ist vorhersehbar: > "Hallo, wir möchten gerne eine Firmenfeier bei euch veranstalten. Was wäre möglich?" Du weisst jetzt: Es geht um eine Firmenfeier. Sonst nichts. Es folgen 3-5 E-Mails bis du alle Details hast. Bei jeder E-Mail riskierst du, dass der Kunde abspringt. ## Was ein Anfrageformular anders macht Ein Anfrageformular ist auf einen Zweck zugeschnitten: Event-Anfragen. Es fragt gezielt: - **Event-Typ** als Auswahl (Firmenfeier, Hochzeit, Konferenz, Workshop) - **Wunschdatum** mit Kalender-Picker - **Personenzahl** als Zahleneingabe - **Räume** als auswählbare Optionen (Grosser Saal, Terrasse, Lounge) - **Catering-Pakete** als Auswahl - **Spezielle Wünsche** als optionales Freitextfeld Der Kunde klickt sich durch — in 2 Minuten. Du bekommst eine Anfrage, die du direkt qualifizieren kannst. ## Der Vergleich | | Kontaktformular | Anfrageformular | |---|---|---| | Felder | 3 (Name, E-Mail, Nachricht) | 6-10 (event-spezifisch) | | Informationsqualität | Gering | Hoch | | Rückfragen nötig | Fast immer | Selten | | Zeit bis zur Qualifizierung | 3-5 Tage | Sofort | | Kundenerlebnis | Generisch | Professionell | | Konversionsrate | Niedrig | Deutlich höher | ## Aber schreckt ein längeres Formular nicht ab? Nein — wenn es gut gemacht ist. Der Schlüssel: 1. **Visuelle Auswahl** statt Texteingabe (Chips, Buttons, Dropdowns) 2. **Sinnvolle Pflichtfelder** (nicht alles, nur das Wichtige) 3. **Professionelles Design** das Vertrauen schafft 4. **Mehrsprachigkeit** für internationale Kunden Kunden, die ein Event planen, wollen dir die Details geben. Ein guter Anfrage-Einstieg gibt ihnen genau diese Gelegenheit. ## So wechselst du 1. Erstelle ein Anfrageformular mit den Feldern die du wirklich brauchst 2. Bette es auf deiner Website ein (ersetzt das alte Kontaktformular) 3. Verbinde ihn mit deiner Anfrage-Pipeline — neue Anfragen landen automatisch dort In einer persönlichen Demo schauen wir uns deinen Anfrageprozess an. Du siehst, wie Eventyflow jeder Anfrage einen Status, ein Buchungspotenzial und einen nächsten Schritt gibt. --- ### Anfrage-Pipeline: Wie du Event-Anfragen zur Buchung führst Datum: 2026-02-07 URL: https://eventyflow.io/blog/event-pipeline-anfragen-zur-buchung Tags: Pipeline, Prozesse Eine Anfrage-Pipeline mit den Stufen Neu, Qualifiziert, Nachfassen, Entscheidung offen und Gebucht gibt dir sofort Überblick über laufende Event-Anfragen. Statt Excel-Tabellen und E-Mail-Ordner siehst du auf einen Blick, wo jede Anfrage steht, welches Buchungspotenzial sie hat und was als Nächstes passieren muss. Wie viele offene Anfragen hast du gerade? Wo steht jede einzelne? Wer muss als Nächstes antworten? Wenn du für diese Fragen länger als 5 Sekunden brauchst, fehlt dir eine Pipeline. ## Was ist eine Anfrage-Pipeline? Eine Pipeline ist ein visuelles Board mit Spalten — jede Spalte ist eine Phase im Anfrageprozess. Für Eventbetriebe hat sich ein schlankes Modell bewährt: 1. **Neu** — Anfrage ist eingegangen, noch nicht bearbeitet 2. **Qualifiziert** — Alle Infos da, Anfrage ist seriös und machbar 3. **Nachfassen** — fehlende Informationen werden gezielt geklärt 4. **Entscheidung offen** — Kunde hat eine konkrete Grundlage zur Entscheidung, nächster Schritt, Frist und Verantwortung sind sichtbar 5. **Gebucht** — Kunde hat zugesagt, die Übergabe in deine bestehenden Tools kann starten Jede Anfrage ist eine Karte, die nicht nur einen Status hat. Eine gute Karte zeigt Buchungspotenzial, Wahrscheinlichkeit, zuständige Person und nächsten Schritt. ## Warum Excel nicht reicht Viele Locations tracken Anfragen in Excel. Das funktioniert bei 5 Anfragen pro Monat. Bei 20 oder 50 wird es unübersichtlich: - **Kein visueller Status**: Du musst jede Zeile lesen statt auf einen Blick zu sehen - **Keine Automatisierung**: Erinnerungen, Follow-ups — alles manuell - **Keine Zusammenarbeit**: Wer hat die Zeile zuletzt bearbeitet? - **Kein Verlauf**: Was ist wann passiert? ## So setzt du deine Pipeline auf ### Schritt 1: Definiere deine Stufen Vier Stufen reichen für die meisten Event-Businesses. Manche fügen "Abgesagt" oder "Warteliste" hinzu — aber starte einfach. ### Schritt 2: Verbinde dein Anfrageformular Neue Anfragen sollten automatisch in der Spalte "Neu" landen. Kein manuelles Eintragen. In Eventyflow passiert das automatisch — jeder Anfrage-Einstieg erzeugt eine Pipeline-Karte. ### Schritt 3: Definiere Kriterien für jede Stufe Wann ist eine Anfrage "qualifiziert"? Zum Beispiel: Datum steht fest, Personenzahl bekannt, Budget passt. Wann ist eine Entscheidung offen? Zum Beispiel: Rückruf geplant, Frist gesetzt, nächste Entscheidung klar. Schreib es auf — damit dein Team einheitlich arbeitet. ### Schritt 4: Setze Fristen Eine Anfrage die 7 Tage in "Neu" steht, ist wahrscheinlich verloren. Definiere maximale Verweildauern pro Stufe. Eventyflow erinnert dich automatisch, wenn eine Anfrage zu lange in einer Phase hängt. ## Der Effekt Locations die mit einer Pipeline arbeiten, berichten von: - Schnelleren Antwortzeiten - Weniger verlorenen Anfragen - Besserem Teamüberblick - Höherer Konversionsrate von Anfrage zu Buchung Die Anfrage-Pipeline ist kein Zusatz, sondern die Steuerungsebene zwischen erster Anfrage und Buchungsentscheidung. --- ### 5 Fehler bei Event-Anfragen die dich Buchungen kosten Datum: 2026-02-03 URL: https://eventyflow.io/blog/5-fehler-event-anfragen Tags: Anfragen, Best Practices Die fünf grössten Fehler bei Event-Anfragen: unstrukturierter Einstieg, fehlende Pflichtinformationen, zu späte Antworten, kein Überblick über den Anfragestatus und manuelle Follow-ups. Jeder dieser Fehler kostet dich qualifizierte Buchungen — und jeder lässt sich mit einem klaren Anfrageprozess vermeiden. Du verlierst Buchungen. Nicht weil dein Angebot schlecht ist — sondern weil dein Anfrageprozess Lücken hat. Hier sind die fünf häufigsten Fehler, die wir bei Event-Locations, Caterern und Hotels sehen. ## 1. Kein strukturierter Anfrage-Einstieg Der grösste Fehler: Ein generisches Kontaktformular mit Name, E-Mail und "Nachricht". Der Kunde schreibt "Wir möchten gerne feiern" — und du weisst nichts. Kein Datum, keine Personenzahl, kein Budget. **Die Lösung:** Ein event-spezifischer Anfrage-Einstieg mit Feldern für Event-Typ, Datum, Personenzahl, Räume und Pakete. Der Kunde wählt aus — du bekommst eine Anfrage, die qualifizierbar ist. ## 2. Fehlende Pflichtfelder Selbst mit Anfrageformular: Wenn die wichtigen Felder optional sind, lassen Kunden sie leer. Dann geht das E-Mail-Pingpong trotzdem los. **Die Lösung:** Mach die entscheidenden Felder zu Pflichtfeldern. Event-Typ, Datum und Personenzahl sind das Minimum. Ohne diese drei Infos kannst du kein qualifiziertes Angebot erstellen — also frag sie gleich ab. ## 3. Zu späte Antworten Eine Studie zeigt: Die Chance auf eine Buchung sinkt nach 24 Stunden um über 50%. Viele Locations antworten erst nach 2-3 Tagen — wenn überhaupt. **Die Lösung:** Automatische Bestätigungsmails bei jeder neuen Anfrage. Der Kunde weiss sofort, dass seine Anfrage angekommen ist. Du gewinnst Zeit für eine qualifizierte Antwort, ohne dass der Kunde sich ignoriert fühlt. ## 4. Kein Überblick über den Anfragestatus Wo steht die Anfrage der Firma Müller? Ist die Entscheidung offen? Hat jemand nachgefasst? Wenn du diese Fragen nicht in 5 Sekunden beantworten kannst, hast du ein Problem. **Die Lösung:** Eine Anfrage-Pipeline mit klaren Stufen: Neu → Qualifiziert → Nachfassen → Entscheidung offen → Gebucht. Jede Anfrage hat einen Status, einen nächsten Schritt und eine zuständige Person. Nichts fällt durch. ## 5. Manuelle Bestätigungen und Follow-ups Jede Anfrage manuell bestätigen. Jedes Follow-up manuell schreiben. Fehlende Informationen manuell nachjagen. Das frisst Stunden pro Woche. **Die Lösung:** Workflows die automatisch laufen. Neue Anfrage? Bestätigung geht raus. Fehlende Informationen? Das System fragt sie strukturiert nach. Anfrage entschieden? Die Daten können in deine bestehenden Tools weitergehen. ## Fazit Jeder dieser Fehler ist vermeidbar. Das Werkzeug dafür ist kein einzelnes Formular, sondern ein klarer Anfrageprozess: strukturierter Einstieg, Anfrage-Pipeline, Nachfassen und Entscheidung. Genau dafür ist Eventyflow gebaut. --- ## Kontakt - E-Mail: hello@eventyflow.io - Website: https://eventyflow.io - Firma: Eventyflow GmbH, Badenerstrasse 808, 8048 Zürich, Schweiz